Komunikasi dan Penguatan Fungsi Organisasi
oleh: Dr. Ibnu Hamad
Materi Diskusi tentang Komunikasi dan Organisasi di Institut Ilmu Al-Quran (IIQ), Jakarta, 12 Juni 2007
Bagian I. Membedah Organisasi
Pada bagian ini kita akan melihat bahwa organisasi itu memiliki tujuan, budaya, dan iklim, disamping mempunyai struktur, anggota dan pemimpin.
Tujuan (ber)Organisasi
Setiap organisasi memiliki tujuan sesuai jenis organisasi (APA VISI, MISI, TUJUAN IIQ?)

Tujuan organisasi bisa berubah (reformulasi) sesuai situasi dan kondisi yang dianggap signifikan bagi organisasi tersebut (BAGAIMANA IIQ MEMANDANG VISI, MISI, DAN TUJUANNYA DALAM LINTASAN SEJARAH HIDUPNYA?).
Budaya Organisasi-1
Setiap organisasi pada dasarnya memiliki budaya organisasi.
Budaya Organisasi berisi Nilai dan Norma yang berlaku dalam Orgs tsb
Berwujud: simbol/emblem, AD/ART, cerita-cerita.
Budaya Organisasi-2
Ada organisasi dengan budaya organisasi yang kuat; ada pula yang lemah

Budaya Kuat: Solid dan Cepat dalam pengambilan keputusan. Tapi kadang takut pada perubahan

Budaya Lemah:Likuid dan Lambat dalam pengambilan keputusan. Tapi mau menerima inovasi
Iklim Organisasi/Komunikasi-1
Dirasakan /tidak setiap organisasi memiliki iklim komunikasi.

Iklim komunikasi adalah buah dari cara sebuah organisasi serta pola interaksi yang terjadi dalam suatu organisasi
Iklim Organisasi/Komunikasi-2
Iklim komunikasi yang baik: produktivitas kerja dan kepuasan kerja meningkat.

Iklim komunikasi yang buruk: suasana kerja jadi boring dan penuh kasak kusuk.
Seperti Apa Pengelolaan Organisasi Anda? (1)
Dalam setiap organisasi terjadi pembagian tugas dan peran (division of labor). SUDAHKAH DIPAKAI PRINSIP “THE RIGHTMAN ON THE RIGHT PLACE”?

Dalam organisasi selalu terjadi rantai perintah (chain of command) dan alur laporan (reporting lines). SUDAHKAH BERJALAN SECARA “CLEAR AND CLEAN”?

SEperti Apa Pengelolaan Organisasi Anda? (2)
Mazhab Organisasi apa yang dipakai?
The Scientific Mgmt School: Machine
The Human Relation School: Family
The System School: System
The Quality School: Team
Bagian II. Organisasi dan Anggotanya
Pada bagian ini kita akan mengupas masalah keanggotaan organisasi dan peran anggota dalam suatu organisasi. PERAN APA YANG DIMAINKAN MASING-MASING ANGGOTA DALAM ORGANISASI ANDA?
Keanggotaan
Dalam organisasi formal (:organisasi bisnis), anggotanya adalah para staf
Dalam organisasi formal (ormas, orsos): selain staf dikenal pula, anggota
Dalam organisasi informal (LSM? Paguyuban) lazimnya dikenal anggota.
Fungsi/Peran Anggota
Terbagi berdasarkan:
Task-Oriented Roles
Group Building and Support Roles
Individualistic Roles
Task Oriented Roles: Siapakah Anda ini?
Initiator-contributor
Information-seeker
Opinion-seeker
Information-giver
Opinion-giver
Elaborator
Group Building Roles: Siapakah Anda ini?
Encourager
Harmonizer
Compromiser
Gatekeeper/expediter
Standard setter
Group observer
Follower
Individualistic Roles: Siapakah Anda ini?
Agressor
Blocker
Recognition seeker
Self-confessor
Dominator
Help seeker
Special interest pleader
Bagian III. Organisasi dan Pemimpinnya
Pada bagian ini kita akan mengupas tentang kepemimpinan dan peran pemimpin dalam sebuah organisasi. SEPERTI APA KEPEMIMPINAN ANDA DALAM ORGANISASI ANDA?

Jenis Pemimpin (1)
Pemimpin Kelompok
Pemimpin Organisasi Massa
Pemimpin Organisasi Sosial
Pemimpin Organisasi Bisnis
Pemimpin Organisasi Politik
Pemimpin Organisasi Pemerintahan
Jenis Pemimpin (2)
Pemimpin Informal

Pemimpin Non-Formal

Pemimpin Semi-Formal

Pemimpin Formal
Jenis Pemimpin (3)
Pemimpin Keturunan. Pemimpin itu dilahirkan (Good-Leader-are-Born)
Pemimpin Kharismatik
Pemimpin Situasional. Pemimpin sebagai hasil pelatihan (Situational Approach)
Pemimpin Yang Diangkat
Pemimpin Yang Dipilih
Pemimpin Yang Merebut Kepemimpinan. Pemimpin yang muncul dari kondisi yang mendesak (Contextual Approach)

Jenis Pemimpin (4)
Pemimpin yang Aktual

Pemimpinan Simbolik

Pemimpin yang Sah

Pemimpin yang Berwewenang
Pelaksanaan Kepemimpinan (1)
Kepemimpinan sebagai Suatu Kepribadian dan Akibatnya
Kepemimpinan sebagai Penggunaan Pengaruh
Kepemimpinan sebagai Seni Mempengaruhi Orang Lain
Kepemimpinan sebagai Prospek Kelompok
Pelaksanaan Kepemimpinan (2)
Kepemimpinan sebagai Tindakan atau Tingkah Laku
Kepemimpinan sebagai Bentuk Persuasi
Kepemimpinan sebagai Hubungan Kekuasaan
Kepemimpinan sebagai Perbedaan Peran
Pelaksanaan Kepemimpinan (3)
Kepemimpinan sebagai Inisiasi Struktur
Kepemimpinan sebagai Upaya Pemaksaan Kehendak
Kepemimpinan sebagai Alat dari Interaksi
Kepemimpinan sebagai Alat Mencapai Tujuan
Gaya Kepemimpinan
Dalam menggunakan kekuasaan:
Autocratic
Democratic
Laissez-faire
Berdasarkan sumber kekuasaan
Theocratic
Democratic
Bureaucratic
Fungsi Kepemimpinan-1: Pemimpin Macam Manakah Anda?
Group Maintenance Functions:
Promoting participation
Regulating interaction
Promoting need satisfaction
Promoting cooperation
Arbitrating conflict
Protecting individual rights
Providing exemplary behavior
Assuming responsibility for group failure
Promoting group development
Fungsi Kepemimpinan-2 Pemimpin Macam Manakah Anda?
Group Achievement Functions:
Informing
Planning
Orienting
Integrating
Representing
Coordinating
Clarifying
Evaluating
Simulating
Pemimpin yang Ideal -1
Mengartikulasikan sasaran utama (visioner)
Membangkitkan etos kerja
Memberikan keteladanan (amanah)
Mampu menghadapi berbagai tantangan
Menemukan solusi
Pemimpin yang Ideal -2
Membangun komunikasi
Memiliki rasa percaya diri
Menumbuhkan motivasi bawahan
Memiliki kepekaan lingkungan
Membangun citra diri

Bagian IV. Fungsi Komunikasi dalam Organisasi
Pada bagian ini kita akan membahas tentang fungsi dan afektivitas komunikasi dalam pembentukan dan pengelolaan organisasi.
Komunikasi dalam pembentukan organisasi
Pembentukan organisasi dimulai dengan adanya komunikasi antar orang yang akan membentuk organisasi

Tanpa didahului komunikasi tidak akan terjadi
Komunikasi dalam pengoperasian organisasi-1
Organisasi hanya bisa dijalankan jika terjadi komunikasi di dalamnya

Organisasi yang didalamnya tidak ada komunikasi matilah organisasi itu

Bahkan komunikasi yang buruk saja dapat menyebabkan organisasi itu sakit!

Komunikasi dalam pengoperasian organisasi-2
Komunikasi dalam organisasi perlu untuk:
- Sosialisasi Budaya Organisasi
- Memberi perintah kepada bawahan
- Memberi laporan ke atasan
- Menangkap aspirasi dari publik
- Melakukan promosi ke publik

Komunikasi dalam pengoperasian organisasi-3
Produktivitas organisasi sangat ditentukan oleh bentuk dan gaya komunikasi didalam organisasi itu

Melalui komunikasi yang sehat, terbentuk iklim organisasi yang sehat, bertumbuh produktivitas organisasi
Komunikasi dalam pengoperasian organisasi-4
Bentuk komunikasi dalam organisas:
- downward (atasan ke bawahan)
- upward (bawahan ke atasan)
- horizontal
- cross/diagonal
- Informal
- external

Komunikasi dalam pengoperasian organisasi-5
Gaya komunikasi (teruatama pemimpin)
- The controlling style of communication
- The Equalitarian style of communication
- The Structuring style of communication
- The Dynamic style of communication
- The Relinquishing of communication
- The withdrawal style of communication

Komunikasi dalam pengoperasian organisasi-6
Strategi Komunikasi kepemimpinan:
- Arrow
- Circular
- Spiral

Komunikasi dalam pengoperasian organisasi-7
Bentuk Komunikasi Dalam Organisasi:
- Visual
- Auditorial
- Olfactorial
- Kinestetikal

Komunikasi dalam pengoperasian organisasi-7
Wujud Komunikasi Dalam Organisasi:
- Tulisan: surat, memo,
- Lisan: rapat, diskusi
- Audio: rekaman suara
- Audiovisual: burning CD,
- Multimedia: penayangan
- New Media: LAN, www.com


Komunikasi dalam pengoperasian organisasi-8
Sebaiknya diingat apa yang melekat dalam organisasi adalah Pesan

Dan setiap pesan menimbulkan kesan (like message, like image)

Karena itu jagalah komunikasi dalam organisasi anda.


Penutup: Inallahu ya’lamu maa fis-shudhuur…!
Tidak selalu komunikasi itu berbentuk ucapan atau tindakan. Diam pun merupakan komunikasi.

Para anggota organisasi pada dasarnya tahu (cepat atau lambat) apa makna yang diucapkan dan apa makna yang tidak dikatakan.

Apatah lagi Allah Mahu Tahu apa yang kalian katakan atau yang tersimpan dalam hati.


Wallahu A’lam bis-Shawaab.